Pe scara unui bloc obișnuit din București, lista de plată apare pe avizier undeva între 20 și 25 ale lunii. Are șapte-opt rânduri, trei coloane și un total încercuit cu pixul. Cei mai mulți locatari se uită direct la total, bombăne puțin și plătesc. Foarte puțini întorc foaia să vadă de ce apartamentul lor are 40 de lei la „cheltuieli comune” într-o lună în care nu s-a reparat nimic vizibil.
Asta se întâmplă pentru că structura unei asociații de proprietari și drepturile care decurg din calitatea de membru rămân, pentru majoritatea, o zonă cețoasă. Se știe cine e administratorul, uneori se știe cine e președintele, iar restul se pierde. În realitate, mecanismul e destul de limpede odată ce îi vezi piesele și, mai important, e construit astfel încât puterea reală să stea la proprietari, nu la cel care încasează banii.
Cine decide, de fapt, într-o asociație de proprietari
Asociația funcționează pe patru niveluri, fiecare cu rol propriu. Confuzia dintre ele explică jumătate din conflictele de pe scări.
Adunarea generală
Este organul suprem de decizie și cuprinde toți proprietarii, nu doar pe cei care vin la ședință. Ea aprobă bugetul de venituri și cheltuieli, aprobă execuția bugetară a anului încheiat, hotărăște lucrările mari de reparații, stabilește cuantumul fondului de rulment și al fondului de reparații, alege și revocă membrii comitetului executiv, președintele și cenzorul. Tot ea decide modul de repartizare a unor cheltuieli acolo unde legea lasă loc de opțiune.
Adunarea ordinară se ține cel puțin o dată pe an, de regulă în primul trimestru, când se prezintă situația financiară a anului anterior. Convocarea se afișează la avizier cu cel puțin zece zile înainte și trebuie să cuprindă ordinea de zi. O hotărâre luată pe un punct care nu figura pe ordinea de zi este atacabilă.
Comitetul executiv și președintele
Între două adunări generale, comitetul executiv duce mai departe deciziile: urmărește contractele cu furnizorii, propune bugetul, aprobă cheltuielile curente în limitele stabilite, decide acțiunile împotriva restanțierilor. Este format din proprietari aleși, care lucrează voluntar sau cu o indemnizație modestă votată de adunare.
Președintele reprezintă asociația în relația cu terții, semnează contractele și răspunde de convocarea adunărilor. Nu are dreptul să decidă singur o cheltuială importantă și nu are dreptul să blocheze accesul unui proprietar la documente. Când cineva vă spune „așa a hotărât președintele”, întrebarea corectă este în ce ședință și cu ce vot.
Administratorul și cenzorul: două funcții care nu se confundă
Administratorul este singurul rol contractual, plătit, din tot acest angrenaj. El ține contabilitatea în partidă simplă, calculează și afișează lista de plată, încasează cotele, plătește furnizorii, ține evidența fondurilor, întocmește situația soldurilor. Nu este șeful asociației, ci prestatorul ei de servicii. Poate fi persoană fizică sau firmă specializată, dar în ambele cazuri trebuie să dețină atestat pentru activitatea de administrare și să prezinte garanția materială stabilită de comitet.
Cenzorul verifică activitatea financiară: dacă încasările corespund cu chitanțele, dacă plățile au documente justificative, dacă soldurile fondurilor sunt reale. Când asociația are mai mult de câteva zeci de apartamente, cenzorul trebuie să aibă studii economice sau juridice. El întocmește un raport anual pe care îl prezintă adunării generale, iar acel raport este cel mai util document din tot dosarul asociației. Dacă nu a fost prezentat niciodată, aveți deja o problemă.
Cum se citește o listă de plată, rând cu rând
Lista de plată nu este o factură globală, ci un tabel de repartizare. Fiecare rând spune ce s-a cheltuit, iar coloanele spun după ce regulă s-a împărțit acea sumă între apartamente. O listă corect întocmită afișează, pentru fiecare poziție, atât suma totală pe bloc, cât și partea revenită apartamentului dumneavoastră.
| Rând din listă | Ce reprezintă | Cum se împarte |
|---|---|---|
| Apă rece și canalizare | Consumul citit la contorul de bloc | Pe consum individual, cu diferența pe număr de persoane |
| Energie termică | Agent termic pentru încălzire și apă caldă | Pe consum și pe suprafață utilă, după caz |
| Curățenie scară | Salariul sau serviciul de curățenie | Pe număr de persoane |
| Energie electrică părți comune | Iluminat scări, lift, subsol | Pe număr de persoane sau pe apartament |
| Lift, întreținere | Contract de mentenanță și revizii | Pe persoane, de regulă fără parter |
| Fond de reparații | Cotizație pentru lucrări viitoare | Pe cotă-parte indiviză |
| Administrare | Onorariul administratorului | Pe apartament sau pe cotă-parte |
Diferența dintre indexul contorului de bloc și suma indecșilor individuali este pierderea pe rețea. Ea există aproape peste tot, din cauza scurgerilor sau a citirilor decalate, dar când depășește constant un procent rezonabil din consum înseamnă fie o defecțiune, fie un apartament care raportează consum fictiv.
Cele trei chei de repartizare a cheltuielilor
Aici se ascunde cea mai frecventă neînțelegere. Nu toate cheltuielile se împart la fel, iar cine crede că totul se raportează la suprafață se va enerva degeaba.
- Pe număr de persoane — se aplică serviciilor consumate proporțional cu prezența umană: curățenie, salubritate, apă la părți comune, uneori lift. Contează numărul declarat de persoane care locuiesc efectiv, nu numărul de proprietari din acte.
- Pe cotă-parte indiviză — este procentul din proprietatea comună atașat apartamentului, calculat în funcție de suprafața utilă și trecut în actul de proprietate. Se aplică fondului de reparații, asigurării blocului, lucrărilor la structură, acoperiș, fațadă.
- Pe consum — se aplică utilităților măsurate individual: apă rece, apă caldă, gaze, energie termică acolo unde există repartitoare.
Există și cheltuieli repartizate pe apartament, în sume egale, indiferent de mărime sau de câți locuiesc acolo: interfonul, unele contracte de service, taxele fixe. Adunarea generală poate stabili, prin hotărâre, modul de repartizare pentru categoriile în care legea permite o alegere, însă nu poate inventa reguli care contrazic natura cheltuielii.
Penalitățile de întârziere și limitele lor
Penalitățile nu curg automat de a doua zi. Un proprietar are termen de plată o lună de la afișarea listei, iar penalizarea se poate aplica abia după expirarea acestui termen. Procentul se stabilește prin hotărârea adunării generale sau a comitetului executiv, în limita maximă prevăzută de lege pentru fiecare zi de întârziere.
Regula pe care puțini o cunosc: suma penalităților nu poate depăși suma restanței la care se aplică. Cu alte cuvinte, o datorie de 300 de lei nu poate genera 700 de lei penalități, oricât ar trece de la scadență. Dacă vedeți așa ceva pe fișa dumneavoastră, cereți recalcularea în scris.
Penalitățile intră în contul asociației și se folosesc, de regulă, pentru fondul de penalități sau pentru acoperirea cheltuielilor generate de restanțieri. Nu sunt venit personal al administratorului și nu pot fi „iertate” selectiv, pe simpatii, fără o hotărâre care să se aplice tuturor în aceleași condiții.
Drepturile tale ca membru al asociației de proprietari
Calitatea de proprietar în bloc vine cu obligații clare, dar și cu un set de drepturi pe care nimeni nu vi le poate condiționa de faptul că aveți sau nu restanțe.
- Să primiți lunar lista de plată afișată la avizier, cu detalierea fiecărei poziții și cu indicarea modului de calcul.
- Să consultați, la cerere, registrul de casă, extrasele de cont, facturile furnizorilor, contractele încheiate de asociație și situația fondurilor.
- Să participați și să votați în adunarea generală, personal sau prin împuternicit cu procură scrisă.
- Să fiți ales în comitetul executiv, ca președinte sau cenzor.
- Să contestați o cheltuială repartizată greșit și să cereți recalcularea.
- Să solicitați convocarea unei adunări generale extraordinare împreună cu alți proprietari.
- Să atacați în instanță o hotărâre a adunării generale pe care o considerați nelegală, în termenul prevăzut de lege.
Documentele se consultă la sediul asociației, în programul afișat, iar administratorul are obligația să le pună la dispoziție. Un refuz motivat prin „nu am timp” sau „sunt la contabil” nu este un refuz valabil. Copiile pot fi condiționate de plata costului de multiplicare, dar consultarea în sine este gratuită.
Cum contești o cheltuială fără să ajungi în instanță
Primul pas este întotdeauna scris. O discuție pe scară nu lasă urmă și nu produce niciun efect juridic. Formulați o cerere simplă, în două exemplare, în care indicați poziția din lista de plată, luna, suma și motivul pentru care o considerați greșit calculată. Depuneți-o la administrator sau la președinte și cereți număr de înregistrare pe exemplarul dumneavoastră.
Asociația are obligația să răspundă într-un termen rezonabil, de regulă în cel mult treizeci de zile. Dacă răspunsul lipsește sau nu vă mulțumește, urmează sesizarea comitetului executiv, apoi a cenzorului, care poate verifica documentele justificative. Următorul nivel este compartimentul specializat din cadrul primăriei de sector, care îndrumă și sprijină asociațiile și poate dispune verificări.
Instanța rămâne ultima opțiune, mai ales pentru anularea unei hotărâri a adunării generale. Este util să știți că plata sumei contestate nu înseamnă recunoașterea ei, iar refuzul de a plăti tot restul listei în semn de protest vă transformă rapid din reclamant în restanțier.
Cum convoci o adunare generală la cererea proprietarilor
Nu depindeți de bunăvoința președintelui. Dacă un sfert dintre proprietari semnează o cerere scrisă, cu ordinea de zi propusă, președintele este obligat să convoace adunarea generală extraordinară. Cererea se depune la asociație, tot cu număr de înregistrare, iar o copie semnată rămâne la inițiatori.
Adunarea este statutar întrunită când participă majoritatea proprietarilor. Dacă nu se adună cvorumul, se face o a doua convocare, la un interval scurt, iar atunci hotărârile se pot lua cu votul majorității celor prezenți. Fiecare apartament are un vot, indiferent de câți coproprietari are, iar procurile scrise sunt valabile.
Un detaliu care contează enorm în litigii: procesul-verbal al ședinței. Trebuie să conțină data, lista de prezență semnată, punctele discutate, rezultatul votului pe fiecare punct și semnăturile membrilor comitetului. O hotărâre fără proces-verbal semnat nu are practic existență.
Semnale că administrarea scârțâie
Anumite tipare apar cu o regularitate suspectă și merită tratate ca alarme, nu ca ciudățenii tolerabile.
- Administratorul nu prezintă atestatul și nu a depus garanția materială.
- Lista de plată apare cu întârziere, fără detalierea calculului, uneori scrisă de mână.
- Încasările se fac exclusiv în numerar, fără chitanțier cu regim special și fără cont bancar al asociației.
- Cenzorul nu există sau nu a prezentat niciun raport de ani de zile.
- Adunarea generală anuală nu s-a mai ținut, iar bugetul „se prelungește” tacit.
- Soldul fondului de reparații nu apare nicăieri sau scade fără lucrări corespunzătoare.
Ultima situație este cea mai păgubitoare. Fondul de reparații se constituie pentru lucrări la părțile comune și nu poate fi folosit ca sursă de acoperire a facturilor curente de utilități. Când administratorul plătește gazul din banii strânși pentru acoperiș, gaura nu dispare, ci se mută. Se vede peste doi ani, când plouă în casa scării și nu mai există cu ce interveni.
La fel de sensibil este fondul de rulment, care reprezintă un avans, o rezervă de lichidități, și care se restituie proprietarului la înstrăinarea apartamentului. Confuzia dintre cele două fonduri, întreținută uneori intenționat, este un indiciu bun că evidența nu se ține corect.
Ce se schimbă când proprietarii se implică
Diferența dintre o scară în care se plătesc lunar sume rezonabile și una în care lumea se ceartă la fiecare avizier nu ține de vechimea blocului. Ține de câți oameni citesc lista de plată până la capăt și pun întrebări în scris. Trei proprietari atenți schimbă complet dinamica unei asociații, pentru că obligă la documente, la procese-verbale, la răspunsuri argumentate.
Începeți cu ceva minor: cereți să vedeți ultima situație a fondurilor și ultimul raport al cenzorului. Comparați soldul cu ce s-a lucrat efectiv în bloc. Dacă cifrele se leagă, aveți liniște și un administrator bun, ceea ce merită spus la adunare. Dacă nu se leagă, ați aflat devreme, când problema mai poate fi reparată cu o cerere scrisă și un vot, nu cu un proces.
